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A combinação certa de tecnologia para construir um ambiente de trabalho colaborativo

Postado em: 06/01/2016, às 10:50 por Axel Schmidt

Proprietários de pequenas empresas domésticas enfrentam uma série de desafios – desde encontrar os parceiros certos e expandir a base de clientes até equilibrar os orçamentos e aumentar a receita. E acima de tudo isso, muitos sentem uma enorme pressão para inovar constantemente, mantendo-se à frente dos concorrentes, sejam eles grandes e pequenos. Desnecessário dizer que eles desempenham diversas funções e, muitas vezes, estão sob mais pressão do que a maioria.

De acordo com a Small Business Administration, mais da metade das empresas norte-americanas são baseadas fora das casas de seus proprietários. Na verdade, algumas das grandes marcas que conhecemos tão bem – incluindo Apple, Hershey's e Ford – começaram como empresas domésticas. Ainda que as aspirações desses empreendedores domésticos não sejam se tornar a próxima Apple ou Hershey's, provavelmente eles têm algum objetivo de crescimento em mente, mesmo que seja para expandir sua equipe, aumentar sua lista de clientes ou bater uma meta anual de receitas.

Então, como eles enfrentam os desafios abordados acima e continuam a expandir suas empresas? Obviamente, não há uma receita específica para o sucesso, mas um ingrediente-chave é a colaboração.

O fator-chave para um negócio bem-sucedido

A colaboração oferece uma vantagem competitiva às empresas que reconhecem sua importância e a tornam uma prioridade. De fato, um estudo recente do Google revelou que a colaboração melhora o planejamento e a tomada de decisões, bem como abre o caminho para maior inovação. Assim, para trabalharem por meio de seus desafios e continuarem a ser bem-sucedidos, os empreendedores domésticos precisam organizar reuniões e coordená-las com colegas de trabalho, parceiros e clientes.

Ao tornar possível a colaboração entre os funcionários, as empresas domésticas podem se beneficiar de uma melhor comunicação e alinhamento entre os membros da equipe, da maior produtividade, e por último, do crescimento. Um estudo do Next-Generation Communications (NGC), de Aberdeen, revelou que há uma forte correlação entre a comunicação, a colaboração e o maior desempenho nos negócios. As empresas que disseram fomentar ativamente a colaboração entre os funcionários apresentaram uma melhoria substancial dos indicadores-chave de negócios, ano após ano. Os resultados mostram que, na comparação com as aquelas que não priorizam a colaboração, essas empresas alcançaram:

  • Mais de duas vezes o aumento na retenção de clientes;
  • Mais de sete vezes a melhoria na produtividade dos funcionários;
  • Mais de duas vezes o aumento da eficiência operacional.

Embora haja uma vantagem clara e mensurável ao priorizar a colaboração dos funcionários, isso não significa que as empresas devam limitar essa prática apenas à equipe interna – a colaboração com consumidores ou clientes pode ser igualmente útil. É do conhecimento de todos que a relação entre o comprador e o vendedor é a chave para o sucesso do negócio.

Ao construir um relacionamento forte entre comprador e vendedor durante um período, muitas vezes isso resulta em um maior compromisso e senso de confiança de ambas as partes. Os pequenos empreendedores têm uma vantagem, pois são capazes de personalizar seus produtos para satisfazer os desejos dos clientes – e é aí que a colaboração desempenha um papel fundamental.

Digamos que um varejista doméstico esteja buscando uma maneira de impulsionar as vendas de camisetas. Ele pode pedir aos clientes ideias de padrões (pontos ou listras?) e de cores (vermelho, azul ou roxo?). O empreendedor pode então incorporar essas sugestões em seu produto, e é provável que ele veja mais vendas, porque há uma demanda existente para esse produto específico entre os seus compradores. Ou, digamos que um cliente necessite de uma grande encomenda de camisetas, mas sabe que o varejista não oferece a cor que ele deseja. Uma vez que eles se conectem regularmente, o varejista tem conhecimento das necessidades do cliente com antecedência suficiente para atendê-lo, e, portanto, dar continuidade aos seus negócios.

Com frequência, as empresas domésticas, os clientes e os colegas de trabalho estão dispersos geograficamente e a colaboração não é tão fácil quanto se deslocar para uma reunião rápida e informal. Ao mesmo tempo em que isso pode criar outro desafio para os empreendedores, também funciona como uma vantagem. Um relatório do MIT mostrou que equipes dispersas muitas vezes superam as que trabalham no mesmo local. Além disso, a pesquisa também descobriu que o fator mais importante no sucesso de uma equipe remota é ter processos para certificar-se de que cada funcionário contribui, incluindo a comunicação. É aí que entra a tecnologia de colaboração.

Recursos não-negociáveis para criar uma equipe colaborativa

Para fazer com que as iniciativas de colaboração sejam bem-sucedidas, as empresas precisam ter as ferramentas certas. Na pesquisa do Google mencionada acima, 34% entrevistados identificaram suas empresas como "fiéis". São aquelas que estão se movendo na direção certa, mas não têm todas as ferramentas para atingir seus objetivos. As ferramentas certas, usadas da maneira correta, tornam a colaboração mais fácil. E em se tratando de empresas domésticas, há uma variedade de tecnologias de colaboração e recursos que podem ajudar em suas metas.

Para fazer com que o ambiente de trabalho seja colaborativo, as empresas domésticas precisam de uma tecnologia amigável que estimule a produtividade. Duas tecnologias-chave são os softwares para reuniões online e conferência em vídeo. As reuniões online são a espinha dorsal da colaboração para as equipes remotas. Os empreendedores domésticos devem incentivar o uso de soluções que permitam aos usuários iniciar uma reunião online, uma chamada em vídeo ou uma teleconferência por meio de um clique único e então convidar os outros por e-mail. Algumas soluções também incluem um recurso que integra reuniões agendadas automaticamente ao calendário do Outlook, de modo que o usuário possa acompanhar seus compromissos.

Alguns softwares incluem até mesmo uma ampla gama de ferramentas para tornar as reuniões mais animadas e mais interativas, incluindo videochamadas, chat e teleconferência. Se um empreendedor marca uma reunião com seus funcionários e clientes para tratar da estratégia do próximo trimestre, o recurso de chat permitiria que eles enviassem mensagens apenas aos funcionários ou para todos os participantes, e também para que estes enviassem perguntas ao chefe sem interromper o fluxo da informação. Isto dá um incremento à natureza colaborativa das reuniões online e mantém os participantes engajados.

Além disso, a videoconferência é uma maneira simples para que funcionários e/ou clientes se vejam a partir de qualquer lugar e colaborem uns com os outros como se estivessem em uma reunião presencial. Várias ferramentas de videoconferência possuem recursos de compartilhamento de tela e edição de documentos, que aumentam a produtividade de uma chamada em vídeo. Isto permite que funcionários ou clientes trabalhem com documentos compartilhados, não importa onde estejam. A partir do momento em que eles têm acesso aos mesmos itens, os desentendimentos são evitados e a colaboração pode ser bem-sucedida.

Para complementar estas tecnologias, algumas empresas precisam de ferramentas para compartilhar arquivos. Em média, os entrevistados na pesquisa do Google consideram que as ferramentas de compartilhamento de arquivos sejam as inovações de comunicação e tecnologia mais efetivas em termos de melhoras individuais de rendimento e desempenho. Alguns softwares permitem que os usuários peguem e arrastem, copiem e colem ou usem o armazenamento em nuvem para copiar arquivos individuais ou pastas inteiras em questão de segundos, a partir de qualquer lugar. Esta tecnologia não apenas dá apoio à colaboração, como também não fica limitada ao limite de tamanho imposto pelos servidores de e-mail.

A colaboração também precisa ser móvel

As soluções também deveriam ter um aplicativo móvel, de modo que os usuários pudessem participar facilmente de uma reunião online ou de uma chamada em videoconferência enquanto estivessem viajando. Hoje, as equipes trabalham 24 horas por dia e você nunca sabe quando irá precisar se conectar aos colaboradores ou clientes. A flexibilidade que um aplicativo móvel oferece aumenta a capacidade desses grupos de colaborar a qualquer momento, de qualquer lugar.

A combinação destes importantes recursos tecnológicos torna possível um ambiente de trabalho colaborativo para aquelas empresas que lutam para estar conectadas aos colaboradores, parceiros e clientes 24 horas por dia e criar a melhor experiência ou produto disponível. Se um empreendedor doméstico tem como meta se tornar a próxima Apple ou bater as metas de vendas do ano anterior, a colaboração é essencial. Com a tecnologia certa, os empreendedores domésticos podem ficar conectados aos seus clientes e equipes, não importa o lugar, aumentando a comunicação e dando apoio às decisões e ao crescimento da empresa.

Axel Schmidt, gerente de Relações Públicas da TeamViewer.

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