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Como garantir o sucesso nas implementações dos projetos de comunicação e colaboração unificada

Postado em: 13/05/2013, às 18:46 por Eduardo Ruffo

O crescimento da necessidade de mobilidade, do uso das redes sociais e de novas expêriencias de comunicação estão fazendo com que a cada dia surjam diferentes formas de comunicação e colaboração. Nas tradicionais reuniões pessoais e conferências foram adicionadas ferramentas como e-mail, mensagens de texto, compartilhamento de desktops, vídeo e áudio conferência e, ainda, telepresença.

Diante dessa realidade, as empresas estão investindo de forma crescente em grandes projetos envolvendo soluções de UCC (Unified Communications and Collaboration). De acordo com recentes pesquisas de mercado, mais de 78% dos tomadores de decisão da área de tecnologia da informação (TI) têm um plano estratégico para implementar esses projetos. E 42% indicaram que têm recursos para investir em "todos ou na maioria dos aspectos" dessas tecnologias.

Os números surpreendem, já que existem vários países em crise e as condições econômicas normalmente colocam um freio nos investimentos em comunicações empresariais. Isso demonstra o potencial de crescimento da adoção dessas ferramentas para os próximos anos.

Passada essa primeira etapa da percepção do mercado quanto à importância de destinar budget para essas ferramentas, o desafio agora é promover seu uso na plenitude de suas funcionalidades, só assim será possível alavancar os resultados de negócios.

O primeiro passo para garantir esse sucesso é estar ciente de que será preciso uma grande mudança cultural na organização. Os colaboradores precisam entender que os recursos que elas oferecem podem otimizar seu dia a dia, rendendo um alto ganho de produtividade. Mas, para isso é preciso investir em treinamentos constantes que os capacitem a utilizar todos os recursos dessas tecnologias.

Aplicar políticas de incentivo também contribui para que a implantação seja bem-sucedida. As empresas podem recompensar seus funcionários individualmente incentivando a primeira utilização de UCC, mostrando o quanto os "earlies adopters" podem fazer a diferença para que o conceito se propague por todas as áreas da companhia, influenciando diferentes grupos a também utilizar.

Neste tipo de projeto, motivar os funcionários é de extrema importância, já que eles não são obrigados a usar essas ferramentas como num caso de um CRM ou ERP, por exemplo. Sua adoção é uma escolha, por isso, as empresas devem enfatizar suas vantagens descrevendo-as de uma maneira com que os envolvidos se identifiquem com elas.

Pedir a opinião da equipe também é relevante. Em um mundo onde mais e mais funcionários trazem seus próprios dispositivos para o trabalho, problemas de entendimento entre os tomadores de decisão e empregados pode resultar em prejuízos.

Uma iniciativa de comunicação unificada adiciona significativo valor ao negócio, mas a falta de conscientização da equipe pode colocar em risco o sucesso de tanto esforço e investimento. Por isso, motive, capacite, treine! E deixe claro o quanto é importante o fator humano para melhorar o desempenho da empresa por meio das soluções de comunicação e colaboração unificadas.

Eduardo Ruffo, Solution Architect Manager da Dimension Data no Brasil.

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