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Emissão de NF-e, riscos de armazenagem e evolução

Postado em: 29/03/2013, às 19:10 por EmirToktar

A obrigação acessória de utilizar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) atualmente é vista como um custo e um cumprimento de exigência burocrática obrigatória. Já que a obrigatoriedade legal deve ser cumprida, as empresas deveriam aproveitar este momento para aprimorarem seus processos, melhorarem seus controles e buscarem maior produtividade.

As constantes alterações de versões definidas pelos CONFAZ tem provocado para as empresas fornecedora de Sistemas de Gestão um verdadeiro pesadelo em constantes investimentos na busca destas atualizações.

Geralmente as empresas fazem as adequações com a experiência e vícios obtidos em décadas de publicações de legislações com ordenamento a ser cumprido pelos contribuintes devido a inúmeras personalizações Estaduais.

A NF-e é um Padrão Nacional, mas muitos Estados publicam alterações deturpando a ideia defendida  pelo Projeto Nacional da NF-e. A versão  NF-e 1.0 praticamente todas UF's implementaram com muitas poucas alterações em questões técnicas. Com o sucesso e viabilidade do projeto obtidas, novas adequações e alterações foram introduzidas na NF-e V2, teve sua execução acelerada e uma série de problemas e inconsistências foram identificadas.

O que o contribuinte questiona é a responsabilidade pela validação e armazenamento dos documentos emitidos pela versão 2 que pode ter tido problemas técnicos, principalmente envolvendo a contingência e falha na regra de validação usando a chave, que durante um lapso de tempo muitos emissores no Brasil devem ter tido problemas e nem chegaram a perceber os referidos erros. A quem cairá esta responsabilidade?

A Benefix é associada à GS1 Brasil e faz parte dos Players de Tecnologia de NF-e no Brasil, um grupo dedicado a discussão da evolução da NF-e e que se reúne periodicamente com a equipe técnica do ENCAT, comitê gestor do projeto NF-e. Os vários problemas são discutidos e apresentados ao ENCAT, entre eles a consulta com tipos de status diferentes, pois sabemos que na prática, sempre será de responsabilidade das empresas e estas devem contornar os problemas, mesmo que seja uma falha de especificação, ou seja, as empresas devem possuir soluções que tenham respostas rápidas e soluções qualificadas que gerem segurança aos clientes usuários de seus sistemas.

O que notamos no mercado é uma grande quantidade de fornecedores e muitos não garantem o correto uso de recursos e implementações otimizadas. Tanto é verdade que o ENCAT levou a publicação e normatização de algumas situações, como excesso de consumo em consultas de documentos, o que é um erro, pois "matam" os recursos de rede e links das empresas e congestiona os servidores nas Secretarias, fatos estes comprovadamente identificados como problemas no desenvolvimento de sistemas disponibilizados por fornecedores de Tecnologia que não dominam adequadamente o assunto.

Bem, uma verdade é que foram terceirizadas muitas funções do governo para as empresas e a verdadeira desburocratização está muito longe de acontecer e todos estes processos deságuam nos contribuintes que necessitam ter segurança da metodologia aplicada para suportar as futuras fiscalização, o que certamente ocorrerão em cima de divergências apontadas pelos cruzamento de dados.

Na maioria das vezes a discussão do menor preço se sobrepõe as melhores soluções com seguranças e eficiência em suas performance.

As empresas têm obrigações acessórias de validarem e armazenarem os seus documentos fiscais pelo prazo de 5 (cinco) anos e inúmeros fornecedores de serviços de Tecnologia usam erroneamente o conceito de fornecimento de Data Center, o que na verdade estão usando apenas simples computadores em suas sedes ou mesmo o conceito do novo modismo "armazenamento nas Nuvens fora do País" e nós sabemos que a perda de documentos fiscais podem provocar um enorme prejuízo para os contribuintes.

As autoridades fazendárias estão se modernizando de forma muito rápida e, em breve os contribuintes começaram a receber várias Notificações para apresentarem justificativas de irregularidades identificadas eletronicamente, cabendo ao contribuinte o ônus de provar que esta agindo de forma correta e é nesta hora que a falta de responsabilidade ou mesmo falta de conhecimento técnico irá gerar suas graves e dolorosas consequências.

Nas empresas, quando se discute uma solução em Data Center, a primeira impressão e que desejam, são ambientes seguros, redundâncias de recursos, grupos geradores de energia, entre muitas outras características e certificações. Na prática, soluções de armazenamento, não promovem muitas vezes a validação da estrutura e da assinatura do XML, bem como do protocolo na SEFAZ. Pior, muitas vezes são armazenados em outros países a custos irrisórios ou em computadores na sede dos fornecedores de soluções milagrosas e sem redundância. O fato é que se perderem os documentos fiscais, a responsabilidade direta será do contribuinte. Por mais que busque um culpado, a responsabilidade direta é da empresa e de quem contratou tais serviços.

Difícil será assumir as responsabilidades por uma contratação totalmente equivocada, mas as consequências certamente serão potencializadas e com sérios balanços de consequências pelos elevados valores que irão compor os autos de infrações com juros e multas.

Em breve deveremos nos deparar com novas versões da NF-e bem como uma outra grande evolução que será o Cupom Fiscal que foi batizado como Nota Fiscal Cupom Eletrônico – NFC-e onde seguira os mesmos preceitos da NF-e deixando de ser obrigatório o uso de hardware, portanto reduzindo custos para os contribuintes que mais uma vez ficarão com todas as obrigações acessórias de preparação de ambiente, processamento, validação e armazenamento dos dados.

Alertamos ao mercado que existem soluções maduras e testadas para a auditoria online dos processos em NF-e, armazenagem e validação, proporcionando aos empresários a segurança, eficiência a um excelente equilíbrio entre custo benefício.

Emir  Toktar, consultor da Benefix Sistemas e Gestão de Negócios

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